5R / 5S VS Kebiasaan / Budaya

Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Beberapa bulan ini, dikantor saya sudah mulai menjalankan sistem 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Seitsuke), tapi baru kurang lebih 2 minggu ini gegap gempitanya mulai terasa. 5S ini adalah budaya kerja di Jepang yang telah diterjemahkan kedalam berbagai bahasa di dunia untuk diadopsi cara kerjanya. Di Indonesia 5S diterjemahkan menjadi 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin). Pada awalnya beberapa orang dikantor saya-termasuk saya juga-menganggap ini adalah ritual bersih-bersih biasa yang membosankan dan sangat mengganggu.

"Kalau mau meja kerja bersih dan rapih, ya udah gak usah ngantor, kerjaannya dibawa kerumah aja!" itu adalah salah satu contoh komentar terhadap sistem 5R. Ada beberapa orang berpendapat, kalo meja kerja berantakan berarti banyak kerjaan, demikian pula sebaliknya kalo meja kerja rapih tandanya nggak ada kerjaan. Padahalkan indikasi banyak atau tidaknya kerjaan tidak dapat diukur dari situ.

Terlepas dari pro dan kontra, sistem 5R ini harus tetap dijalankan. Nah, pertanyaannya adalah, bagaimana agar sistem 5R ini dapat dijalankan?

Secara teori sistem 5R ini mudah dijalankan, namun ini adalah masalah budaya. Mengubah budaya kerja tidaklah mudah, butuh komitmen, ketelatenan, tanggung jawab dan semangat. Oleh karena itu dibutuhkan beberapa hal untuk terlaksananya sistem 5R ini:

• Dukungan dari top management untuk menggalakan budaya ini. Hal ini sudah dilakukan oleh Direktur Utama tempat saya bekerja. Luar biasa! Beliau merapihkan sendiri ruang kerjanya, selain ingin merasakan spirit penerapan sistem 5R hal ini juga penting untuk memberikan contoh kepada komponen perusahaan lainnya
• Melakukan kampanye dengan memasang slogan dan sticker yang berkaitan dengan 5R. Karena masih baru, hal ini belum dilakukan oleh perusahaan saya, tapi akan dilaksanakan segera.
• Membuat tim untuk menyusun pola kerja pelaksanaan 5R. Nah! kalo yang ini sudah dibentuk timnya. Didalam sebuah tim ada seorang koordinator dan seorang auditor yang akan mengaudit setiap bulannya.
• Memantau pelaksanaan program kerja. Kami diberikan alat pengukur pelaksanaan sistem 5R ini, salah satunya dengan mengisi form SELF AUDIT, dengan demikian kita dapat menganalisa sudah berapa jauhkan kita melaksanakan sistem ini. Disamping itu, setiap bulan akan dilakukan audit 5R
• Jika perlu, adakan kompetisi 5R masing-masing tim, dengan sedikit rangsangan berupa reward and punishment (akan lebih baik jika budaya ini muncul dari masing-masing individu tanpa ada paksaan ataupun iming-iming hadiah). Untuk saat ini belum ada reward yang diberikan, tapi sudah ada punihmentnya, yaitu untuk tim yang total skornya paling rendah, akan diberlakukan sangsi berupa pemakaian pin hitam dengan lambang Mr. Sad selama satu bulan.

Sebenarnya perusahaan menggalakkan sistem 5R ini bertujuan untuk menciptakan tingkat efisiensi dan produktifitas yang tinggi. Dan pada akhirnya kita juga yang akan merasakan manfaat langsungnya, seperti kemudahan dalam mencari, mengambil dan mengembalikan dokumen.

Penerapannya memang tidak mudah, tapi kalau kita sadari dan kita pahami benar tujuannya, pasti kita mau bersusah payah mewujudkannya.

Kita lihat kelanjutannya ya! Apakah sistem ini akan jalan ditempat, atau bahkan lambat laun menghilang, atau justru dapat berkesinambungan?

Wassalamu'alaikum Wr.Wb.